JAK SIĘ ZORGANIZOWAĆ, ŻEBY MIEĆ WIĘCEJ WOLNEGO CZASU?

jak się zorganizować

Czy Tobie też ciągle brakuje czasu?  Robisz wszystko w pośpiechu, a i tak pod koniec dnia masz wrażenie, że doba jest zbyt krótka i mogłaby mieć chociaż dwie dodatkowe godziny? Co tu dużo mówić, praca i codzienne obowiązki wypełniają większą część naszego dnia. Znalezienie czasu na sport, rozwój, czytanie książek, spotkania ze znajomymi czy odpoczynek często graniczy z cudem.

Jednak czy aby na pewno nie da się zorganizować czasu tak, żeby znaleźć go zarówno na obowiązki, jak i na przyjemności?

No cóż, przyznam się do tego, że ostatnimi czasy zaczęłam mieć wrażenie, że czas przecieka mi przez palce. Pomimo dnia wypełnionego po brzegi pracą i różnymi aktywnościami i tak zazwyczaj nie wyrabiałam się ze wszystkim, co sobie zaplanowałam. Nadmiar obowiązków powoli zaczął mnie przytłaczać, a ja sama najchętniej rzuciłabym wszystko i wyprowadziła się gdzieś do ciepłych krajów, z dala od tego całego zgiełku pędzącego świata i ciągłego wyścigu z czasem.

Ratunkiem okazał się krótki urlop, chwila oddechu jaką sobie dałam, poukładanie myśli i przyjrzenie się bliżej temu, jak wygląda mój dzień. Robiąc porządki w folderach na moim komputerze natknęłam się na notatki ze studiów, a ściślej mówiąc na pracę z przedmiotu „zarządzanie samym sobą.” I wtedy stwierdziłam, że warto wrócić do prezentowanego w niej ćwiczenia.

Fotografia dnia

O czym mówię? O zrobieniu sobie fotografii dnia. Na czym polega taka fotografia? Należy przeznaczyć jeden dzień na zapisanie wszystkich czynności, jakie tego dnia wykonujemy (nawet takich prozaicznych jak mycie zębów czy jedzenie kolacji). Przy każdej czynności zapisujemy godzinę rozpoczęcia oraz czas jej trwania, a także liczbę minut składających się na wykonanie danej czynności wykorzystanych pożytecznie, niepożytecznie lub neutralnie. Na koniec należy zsumować poszczególne kolumny i wyciągnąć wnioski.

Formularz fotografii dnia do pobrania tutaj: fotografia-dnia

Jak posługiwać się fotografią dnia?

  • w kolumnie „czas bieżący” zapisz godzinę o której rozpoczynasz daną czynność
  • w kolumnie: „wyszczególnienie czynności” zapisz co to za czynność, np. kąpiel, odpisywanie na maila, czytanie gazety
  • w kolumnie: „czas czynności” zapisz czas trwania danej czynności
  • w kolumnie: „wykorzystanie czasu” zapisz jaką część czasu poświęconego na daną czynność wykorzystałeś pożytecznie, jaką niepożytecznie, a jaką neutralnie ( na przykład przypuśćmy, że czytanie gazety trwało 30 minut, z tego 15 było wykorzystanych pożytecznie – przeznaczonych na artykuły branżowe, a drugie 15 minut niepożytecznie – na czytanie plotek o celebrytach)
  • na koniec podsumuj poszczególne kolumny i wyciągnij wnioski dla siebie.

Co możesz zyskać robiąc sobie fotografię dnia?

Być może część z Was zna to ćwiczenie z pracy, gdyż bywa ono wykorzystywane przez menadżerów do określenia struktury rzeczywistego wykorzystania czasu pracy. Warto wykorzystać fotografię dnia nie tylko do obserwacji dnia roboczego, ale całego dnia – od przebudzenia się, do położenia się spać. Dzięki temu możemy uświadomić sobie, jak wiele czasu przeznaczamy na rzeczy ważne, a jaka część naszego dnia spędzona jest bezproduktywnie i powoduje to, że mamy wrażenie, jakby czas przeciekał nam przez palce.

Sporządzenie fotografii dnia jest nieco czasochłonne, ale to tylko jeden dzień obserwacji, dzięki któremu możemy zaoszczędzić sporo czasu w przyszłości. Więc chyba warto?

Wykorzystując fotografię dnia można wyeliminować działania bezużyteczne lub te, które niepotrzebnie zabierają nam czas. Warto wykonać to ćwiczenie i wyciągnąć wnioski, na podstawie których możemy skutecznie poprawić swoją organizację.

Jak się zorganizować?

Ja jestem z natury dość dobrze zorganizowana i systematyczna jednak po zrobieniu sobie fotografii dnia uświadomiłam sobie, że moja organizacja nie jest na tak dobrym poziomie, jak mi się wydawało. Zresztą wrażenie, że doba jest zbyt krótka, a czas przecieka mi przez palce powinny o czymś świadczyć. Uświadomiłam sobie coś, co niby wiedziałam, ale po prostu nie myślałam o tym. Tracę sporo czasu na „dopieszczanie” zadań do perfekcji, a także mam problemy z ustalaniem priorytetów. Praktycznie wszystkiemu nadaję priorytet „ważne”, dlatego dość często wpadam w pułapkę zadanioholizmu oraz multizadaniowości. To niestety nie sprzyja mojej produktywności i efektywnemu wykorzystaniu czasu. Wręcz przeciwnie. Zdarza się, że wkład pracy nie jest wcale wprost proporcjonalny do osiąganych przeze mnie wyników.

Zatem jak się zorganizować, żeby lepiej i efektywniej wykorzystywać swój czas?

Zastosuj zasadę 80/20

Chyba każdy z nas zna zasadę Pareto (inaczej zasadę 80/20), która w skrócie mówi, że 80% rezultatów przypada na 20% nakładów. Warto znaleźć w swojej pracy i w swoim życiu te zadania, które mają największy wpływ na efekt końcowy i nasze zyski i to na nich skupić się w głównej mierze. Pozostałe zadania można wykonać w drugiej kolejności, a niektóre z nich (zwłaszcza te, które zabierają sporo czasu, a nie mają większego wpływu na uzyskiwane wyniki) można całkowicie wyeliminować.

Wykorzystaj Macierz Eisenhowera

W poprawie organizacji warto wykorzystać również Macierz Eisenhowera, która dzieli nasze zadania na cztery ćwiartki:

  • Ważne i pilne
  • Ważne i niepilne
  • Nieważne i pilne
  • Nieważne i niepilne

Warto nauczyć się klasyfikować swoje zadania pod względem ich ważności i pilności oraz skupić się na pierwszych dwóch ćwiartkach – sprawach ważnych i pilnych (wymagających natychmiastowego załatwienia), a także ważnych i niepilnych (warto zająć się nimi jeszcze zanim staną się pilne).

Przyjrzyj się temu, jak wykorzystujesz swój czas

Spinanie się, żeby zrobić wszystko perfekcyjnie nie pomaga w organizacji czasu.  Podobnie jest z chęcią zrobienia wszystkiego naraz oraz braniem sobie zbyt wielu spraw na głowę. Warto przyjrzeć się temu, jak wygląda nasz dzień, zamiast narzekać na nadmiar obowiązków. Być może okaże się, że sporo czasu można zaoszczędzić.

Zdajesz sobie sprawę jak wiele czasu poświęcasz na rzeczy nieważne i niepilne? Ile Twojego czasu zjada telewizja, Internet, gry czy media społecznościowe? Jak wiele czasu tracisz poprzez to, że nie potrafisz mówić „nie”? Jak wiele czasu tracisz wyręczając innych? A ile czasu tracisz na narzekanie czy siedzenie i martwienie się na zapas?

Nie dajmy się zwariować. To nie chodzi o to, żeby stać się robotem i odhaczać z ołówkiem w ręku zaplanowane zadania. Internet czy telewizja też są dla ludzi i nie trzeba z nich całkowicie rezygnować. Jednak warto zdać sobie sprawę z tego, jak wiele czasu w ciągu dnia tracimy na zupełnie niepotrzebne rzeczy. Warto lepiej zaplanować swoją pracę i obowiązki, żeby mniejszym nakładem czasu osiągnąć te same lub lepsze efekty. A zaoszczędzony czas przeznaczyć dla siebie i swoich bliskich. Bo w końcu właśnie ten czas jest najpiękniejszy i najbardziej cenny.

 

  • Rzeczywiście fotografia dnia może być świetnym sposobem na sprawdzenie, gdzie ten czas nam umyka. Bo czasami nawet tego nie kontrolujemy, a spędzamy zdecydowanie zbyt dużo czasu na wykonaniu zadania, które go tak dużo nie wymaga. Muszę się nad tym bardziej pochylić i poświęcić na to czas nie żeby wypchać sobie dzień jeszcze bardziej po brzegi tylko żeby pokazać sobie, że za dużo poświęcam chwil na pierdółki 🙂

    • Warto przeznaczyć jeden dzień na taką obserwację. Korzyści prawdopodobnie będą większe, niż nakład pracy związany z wypełnieniem fotografii dnia 🙂

  • Nie słyszałam o fotografii dnia. Na pewno ciekawy sposób dla osób, które chciałyby przyjrzeć się swojemu dniu i wcisnąć tam coś jeszcze. Sposób ciekawy, jednak nie dla mnie 😉 Myślę, że skończyłoby się u mnie podobnie jak z prowadzeniem kalendarza 😉

    • To bardzo fajny sposób. Ja też nie jestem fanką kalendarzy, planerów i zapisywania wszystkiego, ale przeznaczenie jednego dnia na wypełnienie tego ćwiczenia może naprawdę wiele pokazać. Czasem zupełnie nie zdajemy sobie sprawy z tego, ile czasu tracimy na rzeczy, które są zupełnie zbędne 🙂

  • Przydatny post. Ja na szczęście jestem zorganizowana. Sporo planuję, choć jako typ artystyczny mam sporo działań impulsywnych i chaotycznych.. ale to twórczy chaos, więc sie za bardzo nie przejmuję.
    Spróbuję zrobić fotografię dnia.. ciekawe co z tego wyjdzie. 🙂

  • Myślę, że ustalanie priorytetów i odjęcie kilku zadań z listy było by efektywne w moim przypadku:) O ćwiczeniu fotografii dnia nie słyszałam i może ją zrobię, choć przeraża mnie cały dzień notowania, ale może warto:)

    • Jest z tym trochę roboty, ale warto. Zwłaszcza, że można odnieść wiele korzyści w dłuższej perspektywie czasu. O ile oczywiście wyciągnie się wnioski z tego „badania” 🙂

  • Zasada Pareto, jak i Macierz bardzo fajnie się sprawdza bez względu na sferę życia. Wartościowy wpis. Pozdrawiam.

  • Ciągły brak czasu to chyba choroba „naszych czasów”. Ale Macierz Eisenhowera – co za genialne odkrycie! Zaczynam stosować ten podział zadań 🙂

  • Wartościowy wpis, ale to siedzenie nad formularzem trochę mnie na razie przerasta… Ja wiem, że to tylko jeden dzień, ale problem polega na tym, że i bez tego widzę, że marnuję mnóstwo czasu 😉
    Mój problem polega raczej na tym, że nie umiem się zmotywować do wykonywania zadań, które chcę wykonać. Jak już zacznę, to jest OK (dopóki coś mnie nie rozproszy), ale zanim zacznę… tragedia.

    • A może rzeczy, które chcesz wykonać, tak naprawdę nie są dla Ciebie aż tak ważne?
      Z doświadczenia wiem, że czasem warto zastanowić się, co tak naprawdę jest ważne i może dać nam najwięcej i na tych zadaniach się skupić. Wtedy nabiera się większej motywacji 🙂

      • Są, są. Życiowe cele i takie tam. Naprawdę ważne. Tylko mam niski poziom energii i sporo czasu spędzam na niczym konkretnym 🙁 To trochę konstrukcja psychiczna, trochę lenistwo, a trochę skutek uboczny leków, które biorę na stałe.

  • Organizacja to nie jest moja najmocniejsza strona. Ciągle brak mi czasu i wiem, że to przez to, że nie potrafię się odpowiednio zorganizować. Po wprowadzeniu listy zadań do zrobienia na dany dzień i tak jest lepiej 🙂 Ale ciągle nad tym pracuję 🙂

  • Sama mam wielki problem z organizacją własnego czasu… Są dni w któych nie robię praktycznie nic szczególnego, a w inne robię aż za dużo. Brakuje mi jakiejś równowagi… Poza tym miałam masę planów, których nie zrealizowałam i to właśnie chyba dlatego, że nie spisałam sobie ich i nie ustaliłam, które rzeczy są ważne, a które ważniejsze…
    Naprawdę ciekawy i pomocny post 🙂

  • Sylwia, z tą fotografia dnia, to jest świetny pomysł. Nawet żeby sobie w przybliżeniu zobaczyć ile poszczególne czynności. Ostatnio stwierdziłam, że mój poranny prysznic zajmuje zbyt duzo czasu i musze tę czynność wykonywać szybciej. Ja sobie odgórnie narzucam ile dana czynność powinna mi zajmować czasu i stram sie ją w tym czasie wykonywać. Prysznic z suszeniem włosów 30 min, śniadanie z przygotowaniem 15-20, itd. Zauważyłam, że w ciągu dnia trace sporo czasu przez to, że strasznie powolnie wykonuje niektóre czynności:).

    • Właśnie temu służy to ćwiczenie – ma pokazać, ile czasu tracimy zupełnie niepotrzebnie 🙂

  • Grunt to nie marnować czasu na głupoty 🙂 Przykładowo lepiej zająć się od rana pracą i konkretami niż siedzieć i przeglądać Facebooka. W tym czasie można zrobić coś pożytecznego 🙂

    • Dokładnie tak 🙂

    • W praktyce to z tym różnie bywa. Czasami trzeba się zrelaksować i poleniuchować.

      • Oczywiście, że tak, ale zawsze wychodzę z założenia, że lepiej odpoczywać i relaksować się aktywnie i robiąc coś pożytecznego niż bezsensownie tracić czas 🙂 Ja np. najlepiej odpoczywam robiąc porządki w ogródku, sadząc drzewka czy spacerując z psem niż wylegując się na kanapie 🙂

  • Ja na swoim przykładzie zauważyłem, że samo notowanie czynności, które wykonuję, pozwala mi zrezygnować z wykonywania wielu z nich… Nim coś zacznę, zastanawiam się, „czy ja naprawdę muszę to zrobić?”
    Podobno największą stratą czasu jest robieni dobrze czegoś, czego nie musimy robić w ogóle 😉 Mi zapisywanie czynności, albo jak to ładnie określiłaś sporządzanie „fotografii dnia” pomaga wyłapać te zbędne czynności, zjadające mój czas.
    Pozdrawiam 🙂
    Dawid

  • zgadzam się moim zdaniem osoby niezorganizowane to właśnie takie, które potrzebują sporo czasu, by wziąć się do roboty, marnują cenne chwile na głupoty, a niestety zjadaczy czasu jest mnóstwo

  • Uwielbiam planować i organizować swój dzień. Najgorsze są pożeracze czasu, chociaż staram się je ograniczać. Czasami fb potrafi wciągnąć 😉

  • Podswiadomie stosuje macierz Einseinhowera, choc nie mialam zielonego pojecia, ze tak sie to nazywa. Choc czasami mam wrazenie, ze daje sie zwariowac i odstawiam na boczny tor wszystko, co pilne, a od czego swiat sie nie zawali i koncentruje sie na tym, co wazne. Pozdrawiam serdecznie Beata

  • Dla mnie post na czasie i adekwatny do mnie. Ja zaczęłam stosować hierarchię wartości zadań do zrobienia, oraz wpisywać jedną maks 3 rzeczy, które chcę zrobić danego dnia w kalendarz i to działa. Dobrze jest też robić dzień przed zadaniem jego wizualizacje 🙂

    • Taka hierarchia wartości to dobre rozwiązanie. Nie ma nic gorszego jak zarzucać się toną obowiązków, które później trudno ogarnąć. Warto skupić się na rzeczach najważniejszych. Wizualizacja to też ciekawe i fajne rozwiązanie 🙂