JAK SIĘ ZORGANIZOWAĆ, ŻEBY MIEĆ WIĘCEJ WOLNEGO CZASU?

jak się zorganizować

Czy Tobie też ciągle brakuje czasu?  Robisz wszystko w pośpiechu, a i tak pod koniec dnia masz wrażenie, że doba jest zbyt krótka i mogłaby mieć chociaż dwie dodatkowe godziny? Co tu dużo mówić, praca i codzienne obowiązki wypełniają większą część naszego dnia. Znalezienie czasu na sport, rozwój, czytanie książek, spotkania ze znajomymi czy odpoczynek często graniczy z cudem.

Jednak czy aby na pewno nie da się zorganizować czasu tak, żeby znaleźć go zarówno na obowiązki, jak i na przyjemności?

No cóż, przyznam się do tego, że ostatnimi czasy zaczęłam mieć wrażenie, że czas przecieka mi przez palce. Pomimo dnia wypełnionego po brzegi pracą i różnymi aktywnościami i tak zazwyczaj nie wyrabiałam się ze wszystkim, co sobie zaplanowałam. Nadmiar obowiązków powoli zaczął mnie przytłaczać, a ja sama najchętniej rzuciłabym wszystko i wyprowadziła się gdzieś do ciepłych krajów, z dala od tego całego zgiełku pędzącego świata i ciągłego wyścigu z czasem.

Ratunkiem okazał się krótki urlop, chwila oddechu jaką sobie dałam, poukładanie myśli i przyjrzenie się bliżej temu, jak wygląda mój dzień. Robiąc porządki w folderach na moim komputerze natknęłam się na notatki ze studiów, a ściślej mówiąc na pracę z przedmiotu „zarządzanie samym sobą.” I wtedy stwierdziłam, że warto wrócić do prezentowanego w niej ćwiczenia.

Fotografia dnia

O czym mówię? O zrobieniu sobie fotografii dnia. Na czym polega taka fotografia? Należy przeznaczyć jeden dzień na zapisanie wszystkich czynności, jakie tego dnia wykonujemy (nawet takich prozaicznych jak mycie zębów czy jedzenie kolacji). Przy każdej czynności zapisujemy godzinę rozpoczęcia oraz czas jej trwania, a także liczbę minut składających się na wykonanie danej czynności wykorzystanych pożytecznie, niepożytecznie lub neutralnie. Na koniec należy zsumować poszczególne kolumny i wyciągnąć wnioski.

Formularz fotografii dnia do pobrania tutaj: fotografia-dnia

Jak posługiwać się fotografią dnia?

  • w kolumnie „czas bieżący” zapisz godzinę o której rozpoczynasz daną czynność
  • w kolumnie: „wyszczególnienie czynności” zapisz co to za czynność, np. kąpiel, odpisywanie na maila, czytanie gazety
  • w kolumnie: „czas czynności” zapisz czas trwania danej czynności
  • w kolumnie: „wykorzystanie czasu” zapisz jaką część czasu poświęconego na daną czynność wykorzystałeś pożytecznie, jaką niepożytecznie, a jaką neutralnie ( na przykład przypuśćmy, że czytanie gazety trwało 30 minut, z tego 15 było wykorzystanych pożytecznie – przeznaczonych na artykuły branżowe, a drugie 15 minut niepożytecznie – na czytanie plotek o celebrytach)
  • na koniec podsumuj poszczególne kolumny i wyciągnij wnioski dla siebie.

Co możesz zyskać robiąc sobie fotografię dnia?

Być może część z Was zna to ćwiczenie z pracy, gdyż bywa ono wykorzystywane przez menadżerów do określenia struktury rzeczywistego wykorzystania czasu pracy. Warto wykorzystać fotografię dnia nie tylko do obserwacji dnia roboczego, ale całego dnia – od przebudzenia się, do położenia się spać. Dzięki temu możemy uświadomić sobie, jak wiele czasu przeznaczamy na rzeczy ważne, a jaka część naszego dnia spędzona jest bezproduktywnie i powoduje to, że mamy wrażenie, jakby czas przeciekał nam przez palce.

Sporządzenie fotografii dnia jest nieco czasochłonne, ale to tylko jeden dzień obserwacji, dzięki któremu możemy zaoszczędzić sporo czasu w przyszłości. Więc chyba warto?

Wykorzystując fotografię dnia można wyeliminować działania bezużyteczne lub te, które niepotrzebnie zabierają nam czas. Warto wykonać to ćwiczenie i wyciągnąć wnioski, na podstawie których możemy skutecznie poprawić swoją organizację.

Jak się zorganizować?

Ja jestem z natury dość dobrze zorganizowana i systematyczna jednak po zrobieniu sobie fotografii dnia uświadomiłam sobie, że moja organizacja nie jest na tak dobrym poziomie, jak mi się wydawało. Zresztą wrażenie, że doba jest zbyt krótka, a czas przecieka mi przez palce powinny o czymś świadczyć. Uświadomiłam sobie coś, co niby wiedziałam, ale po prostu nie myślałam o tym. Tracę sporo czasu na „dopieszczanie” zadań do perfekcji, a także mam problemy z ustalaniem priorytetów. Praktycznie wszystkiemu nadaję priorytet „ważne”, dlatego dość często wpadam w pułapkę zadanioholizmu oraz multizadaniowości. To niestety nie sprzyja mojej produktywności i efektywnemu wykorzystaniu czasu. Wręcz przeciwnie. Zdarza się, że wkład pracy nie jest wcale wprost proporcjonalny do osiąganych przeze mnie wyników.

Zatem jak się zorganizować, żeby lepiej i efektywniej wykorzystywać swój czas?

Zastosuj zasadę 80/20

Chyba każdy z nas zna zasadę Pareto (inaczej zasadę 80/20), która w skrócie mówi, że 80% rezultatów przypada na 20% nakładów. Warto znaleźć w swojej pracy i w swoim życiu te zadania, które mają największy wpływ na efekt końcowy i nasze zyski i to na nich skupić się w głównej mierze. Pozostałe zadania można wykonać w drugiej kolejności, a niektóre z nich (zwłaszcza te, które zabierają sporo czasu, a nie mają większego wpływu na uzyskiwane wyniki) można całkowicie wyeliminować.

Wykorzystaj Macierz Eisenhowera

W poprawie organizacji warto wykorzystać również Macierz Eisenhowera, która dzieli nasze zadania na cztery ćwiartki:

  • Ważne i pilne
  • Ważne i niepilne
  • Nieważne i pilne
  • Nieważne i niepilne

Warto nauczyć się klasyfikować swoje zadania pod względem ich ważności i pilności oraz skupić się na pierwszych dwóch ćwiartkach – sprawach ważnych i pilnych (wymagających natychmiastowego załatwienia), a także ważnych i niepilnych (warto zająć się nimi jeszcze zanim staną się pilne).

Przyjrzyj się temu, jak wykorzystujesz swój czas

Spinanie się, żeby zrobić wszystko perfekcyjnie nie pomaga w organizacji czasu.  Podobnie jest z chęcią zrobienia wszystkiego naraz oraz braniem sobie zbyt wielu spraw na głowę. Warto przyjrzeć się temu, jak wygląda nasz dzień, zamiast narzekać na nadmiar obowiązków. Być może okaże się, że sporo czasu można zaoszczędzić.

Zdajesz sobie sprawę jak wiele czasu poświęcasz na rzeczy nieważne i niepilne? Ile Twojego czasu zjada telewizja, Internet, gry czy media społecznościowe? Jak wiele czasu tracisz poprzez to, że nie potrafisz mówić „nie”? Jak wiele czasu tracisz wyręczając innych? A ile czasu tracisz na narzekanie czy siedzenie i martwienie się na zapas?

Nie dajmy się zwariować. To nie chodzi o to, żeby stać się robotem i odhaczać z ołówkiem w ręku zaplanowane zadania. Internet czy telewizja też są dla ludzi i nie trzeba z nich całkowicie rezygnować. Jednak warto zdać sobie sprawę z tego, jak wiele czasu w ciągu dnia tracimy na zupełnie niepotrzebne rzeczy. Warto lepiej zaplanować swoją pracę i obowiązki, żeby mniejszym nakładem czasu osiągnąć te same lub lepsze efekty. A zaoszczędzony czas przeznaczyć dla siebie i swoich bliskich. Bo w końcu właśnie ten czas jest najpiękniejszy i najbardziej cenny.